人員の多様化に適用可能なカイゼンのヒント 〔前編〕＿『カイゼンによる働き方改革と生産性向上』Vol.15

２．マニュアル化

マニュアル化のメリット

前項の｢見える化｣で述べましたように、従業員が多様化している環境では、作業の手順やルールを定めるマニュアル化がカイゼンの１つの手段として有効であり、熟練者、若手従業員、経営者（あるいは管理者）それぞれにとって、以下のメリットを生み出します。

熟練者にとって 若手従業員にとって 経営者にとって

●現状の作業にムダがないかを精査できる

●若手従業員の教育に係る労力を節約できる

●基本となる作業の方法を理解できる

●何度も読み返すことができる

●慣れてきた時も振り返りができる

●作業が統一化され、不正や誤謬を発見・回避できる

●作業が統一化され、品質の担保・レベルアップが図れる

●教える人による作業のバラツキが減る

●作業ノウハウを継承できる

一方、デメリット（留意点）は、マニュアル作成の手間です。日々の業務に追われることが多いですが、環境変化が著しい昨今では、マニュアル作成は避けて通れない作業と言えます。まずは熟練者の動きを映像に撮り、それを見ながら皆で議論する事から始めるのも１つの手段です。

マニュアル作成のポイント

作業の手順やルールを詳細に記述したマニュアルは、誰でも同じ作業ができるようにすることを目的としています。

そのため、経験の浅い従業員でも熟練者と同じように作業ができるようにわかりやすく作成する必要があります。特に、その作業における留意点・注意点は、具体的にはっきりと記述することが大事です。「誰がいつどこで何をする」のかという点を時間軸で記述することが大切です。

作業マニュアル以外に、事故防止と安全についてのマニュアルがあります。これも非常に重要なため、ぜひ職場で揃えていただきたいと思います。

マニュアルは一度作成したらそのまま永続的に使うのではなく、カイゼンなどで作業が効率化された場合、それを順次反映して改訂します。

例えば、一年に一度マニュアルを見直す時期を定めるなどして、現場とマニュアルに乖離がないかを定期的にチェックし、必要に応じてマニュアルを改訂することが重要です。

３．作業分担（シフト）

酪農業は、「3K（きつい、汚い、危険）」要素が高い傾向にある職業のため、従業員が快適で働きやすい職場環境の整備が、従業員の確保と定着につながる鍵となります。特に、長時間労働を減らし、休暇を取りやすい仕組みをつくることで従業員満足をもたらし、チームワークや業務品質の向上（牛のストレス低減も含む）も実現できます。

誰もが満足して働きやすい職場を作るためには、1日のタイムスケジュールに沿った形で人の配置を決め、各人の一日当たりの労働時間が平均して８時間を超えないように調整することです。残業をできるだけ発生させないように、また従業員間で不公平にならないように配慮します。

（タイムスケジュールの例：従業員Ａ〜Ｇ、従業員Ｄは休暇と仮定）

（従業員の月間スケジュール）

このように作業分担をしつつ従業員が計画的に休暇を取得できるようにするためには、それぞれの従業員ができるだけ多くの作業をできることが前提です。一つの作業に固執することなく、いろいろな作業を覚えてもらうことで、この仕組みを確立できます。

ヒントに基づいてカイゼンを実施し、労働生産性を向上させ、快適な職場づくりを目指しましょう。

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当該コンテンツは、公益財団法人日本生産性本部の分析・調査に基づき作成されています。